El Ararteko recomienda al Ayuntamiento de Donostia/San Sebastián que refuerce las garantías de legalidad, autenticidad y protección de datos en el registro presencial de documentación
En una resolución dirigida al Ayuntamiento de Donostia/San Sebastián el Ararteko le pide al consistorio que revise diversos aspectos del funcionamiento de sus oficinas de asistencia en materia de registros, con el fin de mejorar las garantías jurídicas y la seguridad de los procedimientos presenciales de registro de documentos.
La resolución analiza las prácticas municipales en relación con la firma en tableta, la digitalización de documentos y la verificación de la identidad de las personas que acuden a las oficinas de atención ciudadana.
En primer lugar, la institución del Ararteko distingue entre el uso de la firma como medio para expresar la voluntad o consentimiento de la persona interesada y los casos en los que su utilización es legalmente obligatoria. De acuerdo con la Ley de Procedimiento Administrativo Común, basta con identificarse para realizar la mayoría de las actuaciones ante la Administración, y la firma únicamente es exigible para presentar solicitudes, declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos o desistir y renunciar a derechos. Por ello, no resulta procedente imponer la firma de manera generalizada y cuando esta se recabe, ya sea manuscrita o electrónica, debe garantizarse que la persona reciba un justificante completo y verificable del contenido firmado.
En segundo lugar, esta defensoría subraya que el proceso de digitalización no puede limitarse a escanear documentos, sino que debe generar copias auténticas electrónicas con plena validez jurídica, garantizando la integridad, autenticidad y trazabilidad del contenido. En este sentido, recomienda incorporar sistemas de verificación, como el código seguro de verificación (CSV), que permitan comprobar la autenticidad de los justificantes de registro y de la documentación aportada.
Asimismo, sugiere al consistorio donostiarra que reflexione sobre la naturaleza y efectos jurídicos de la firma capturada en tabletas, para asegurar que este sistema cumpla con los requisitos legales de las firmas electrónicas y garantice la vinculación de la voluntad de la persona con un documento íntegro e inalterable.
Por último, el Ararteko recuerda que la identificación de las personas que presentan documentación presencialmente debe realizarse mediante la simple exhibición del documento nacional de identidad o documento equivalente, sin necesidad de escanearlo o conservar copias, ya que deben utilizarse medios electrónicos interoperables de verificación más seguros y respetuosos con la protección de datos.
Vitoria-Gasteiz, 5 de noviembre de 2025