El Ararteko recomienda a la Diputación Foral de Gipuzkoa que tramite adecuadamente las solicitudes de acceso a documentación histórica, impulse la evaluación archivística y refuerce la coordinación interdepartamental
La institución del Ararteko pide al Departamento de Cultura, Cooperación, Juventud y Deportes de la Diputación Foral de Gipuzkoa que garantice la correcta tramitación de las solicitudes de acceso a documentación histórica de la ciudadanía, conforme al régimen previsto en la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de Euskadi
La actuación se inició tras la queja de una ciudadana a la que se denegó el acceso al expediente histórico relativo a su abuela, expósita en San Sebastián en 1892. La Diputación Foral argumentó que no tenía en su poder la documentación solicitada y que dichos expedientes correspondían al Departamento de Políticas Sociales, por lo que calificó la solicitud como una “consulta” y no como un derecho de acceso formal. Sin embargo, no llevó a cabo las funciones de impulso, coordinación y evaluación que le competen en materia de archivística y gestión documental según el modelo foral establecido.
El Ararteko considera que la Diputación Foral no tramitó adecuadamente el derecho de acceso ejercido, al no aplicar la normativa de gestión documental ni dictar una resolución motivada. Además, recuerda que los expedientes de expósitos y acogimientos antiguos, que datan de finales del siglo XIX, no pueden regirse por la legislación vigente en materia de adopciones, sino que deben valorarse conforme al régimen jurídico de conservación y acceso al patrimonio documental público.
En la resolución se subraya que la falta de transferencia de los expedientes o la ausencia de calendarios de conservación no pueden utilizarse como justificación para denegar el acceso, ya que dichas omisiones constituyen un incumplimiento de las obligaciones de gestión documental y coordinación entre los departamentos implicados. Asimismo, se recuerda que el derecho a una buena administración exige que las administraciones actúen de forma diligente y coordinada, y que la ciudadanía no debe soportar las consecuencias de la desorganización o inacción administrativa.
En consecuencia, el Ararteko recomienda que la Diputación Foral de Gipuzkoa tramite las solicitudes de acceso a documentación histórica mediante resoluciones motivadas que valoren el derecho ejercido, que impulse la evaluación y valoración archivística de los expedientes históricos para determinar su conservación o transferencia al archivo general, y que refuerce la coordinación entre los departamentos competentes, para evitar que la falta de organización interna perjudique el ejercicio de los derechos de la ciudadanía.
Esta resolución se encuentra relacionada con pronunciamientos anteriores sobre el acceso a expedientes históricos de expósitos y adopciones antiguas: la Resolución 2024R-1465-23 y la Resolución 2025R-2721-24, ambas dirigidas a la Diputación Foral de Gipuzkoa.
Vitoria-Gasteiz, 20 de noviembre de 2025